Przedstawiamy Państwu główne działy Naszej Spółdzielni. Chcemy abyście poznali tematy, które są realizowane w poszczególnych komórkach. Ułatwi to Państwu szybszy kontakt przy załatwianiu różnych spraw. Z tej prezentacji poszczególnych działów zorientujecie się jakie zadania mają nasi pracownicy. 

Dział  Obsługi Mieszkańców SM ,, ZJEDNOCZENI”, 85-090  Bydgoszcz, ul. Powstańców Wielkopolskich 53, tel.  52  342-71-64  w. 37-41  fax : 52  342-71-64 w. 44

• Kierownik  Działu - mgr Alicja Motowidło  tel. 52 342-71-64 w. 38,

• e-mail - Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi.

Dział Obsługi Mieszkańców zajmuje się :

• udzielaniem informacji w sprawach członkowskich, mieszkaniowych, opłat eksploatacyjnych za lokale oraz informacji o uprawnieniach  do dodatków mieszkaniowych przyznawanych przez Urząd Miasta,
• udzielaniem informacji dotyczącej procedury przyjmowania w poczet członków Spółdzielni osób, które nabyły prawo  do  lokalu mieszkalnego, garażu   lub współmałżonków osób będących członkami Spółdzielni,
• potwierdzaniem  nabycia  na rynku  wtórnym praw  do lokali mieszkalnych i garaży,
• przepisaniem lokatorskiego prawa do lokalu w związku z wypowiedzeniem członkostwa w Spółdzielni lub śmiercią członka, 
• zamianami praw do lokali,
• wystawianiem  zaświadczeń  potrzebnych  do  założenia  księgi  wieczystej na spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu,
• kompletowaniem  i  weryfikacją  dokumentów  niezbędnych   do  zawarcia aktów   notarialnych  przenoszących  spółdzielcze  lokatorskie bądź własnościowe    prawo  do  lokalu   w  prawo   odrębnej   własności   lokalu,
• wydawaniem  zaświadczeń  potrzebnych do sprzedaży, darowizn, zamian lokali,
• przyjmowaniem  aktów  notarialnych  na okoliczność sprzedaży,  darowizn, zamian  lokali oraz aktów  zgonu  członków  Spółdzielni, postanowień  sądu o  nabyciu  prawa do spadku,  aktów notarialnych poświadczenia dziedziczenia, 
• wystawianiem zaświadczeń o tytule prawnym do lokalu dla potrzeb Urzędu Skarbowego, Sądu , Banku, MOPS-u i innych instytucji , 
• Za wystawianie zaświadczeń  Spółdzielnia  pobiera opłatę w wysokości ustalonej przez Zarząd, którą  należy uregulować w kasie Spółdzielni  lub przelewem na konto bankowe: 15 1020 1475 0000 8502 0019 0793 z dopiskiem opłata za zaświadczenie i jakiego lokalu dotyczy

Jak załatwić sprawę w Dziale Obsługi Mieszkańców ?

1. kupiłeś lub otrzymałeś prawo do lokalu w drodze darowizny lub   spadkobrania, powinieneś zgłosić się do nas celem wypełnienia odpowiednich formularzy oraz przedłożyć akt notarialny lub prawomocne postanowienie sądu na podstawie których Zarząd Spółdzielni przyjmie Cię w poczet członków Spółdzielni i wyda potwierdzenie nabycia prawa do lokalu.

2. chcesz zostać członkiem Spółdzielni powinieneś wypełnić deklarację członkowską oraz wpłacić wpisowe w wysokości 100,- złotych oraz udział członkowski w wysokości 300,- złotych ,  

zał.1 – druk -deklaracja członkowska do pobrania                       

3. w przypadku zgonu członka Spółdzielni lub współmałżonka istnieje  konieczność uregulowania spraw członkowskich.  W celu bliższych informacji należy zgłosić się do nas  z aktem  zgonu.

zał.2 – druk do pobrania ( zgłoszenie zgonu ) 

4. jeżeli posiadasz spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu a Twoje małżeństwo zostało rozwiązane,  musisz  zgłosić  się  do  nas  w terminie 1-go roku  z   prawomocnym wyrokiem rozwiązującym małżeństwo i podziałem majątku wspólnego.

5. jeżeli zakładasz księgę wieczystą na spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu należy  złożyć wniosek, na który wystawiamy zaświadczenie do sądu o położeniu i wielkości  lokalu, potwierdzające członkostwo w Spółdzielni. 

zał.3-druk do pobrania ( wniosek o założenie księgi wieczystej) 

6. posiadasz spółdzielcze lokatorskie bądź własnościowe prawo do lokalu i chcesz przekształcić to prawo w prawo odrębnej własności lokalu musisz złożyć wniosek wraz z arkuszem  danych osobowych  niezbędnych do zawarcia aktu  notarialnego przenoszącego własność lokalu.

Warunkiem rozpatrzenia wniosku jest uregulowanie wszystkich zobowiązań wobec Spółdzielni (spłata wykupu gruntu, spłata kwoty nominalnego umorzenia kredytu, bieżący czynsz i inne) druki do pobrania

zał.4a-wniosek na odrębną własność-własnościowe

zał.4b-wniosek na odrębną własność-lokatorskie

zał.4c-wniosek na odrębną własność-garaż

7.  jeżeli ubiegasz się o dodatek mieszkaniowy, powinieneś  pobrać druki  wniosku w Urzędzie Miasta –Referat Dodatków Mieszkaniowych ul. Grudziądzka 9-15 a następnie  zgłosić się do naszego działu celem uzupełnienia oraz do MOPS-u.

zał. 5a ( druk do pobrania ) karta usługi -dodatki mieszkaniowe i energetyczne

zal. 5b ( druk do pobrania ) wniosek o przyznanie dodatku mieszkaniowego

zal. 5c (druk do pobrania) wniosek o ustalenie prawa do dodatku energetycznego

8.  Informację dotyczącą zmiany adresu korespondencyjnego,  zmiany  nazwiska, zmiany zaliczki na wodę, zmiany ilości osób prosimy kierować na adres Spółdzielni wg załączonego druku.

zał. 6  ( druk do pobrania ) zmiana adresu korespondencyjnego

zał. 7 ( druk do pobrania ) zmiana nazwiska

zał. 8  ( druk do pobrania ) zmiana zaliczki na wodę

zał. 9 ( druk do pobrania ) oświadczenie o ilości osób 

Interesantów przyjmują oraz szczegółowych informacji udzielają pracownicy Działu Obsługi Mieszkańców w dniach :

 N F O R M A C J E   R Ó Ż N E

• Biuro  Meldunkowe

• Urząd Miasta Bydgoszczy

• Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej ( dodatki mieszkaniowe)

 Dział Czynszów i Windykacji Należności

Czynności związane z obsługą mieszkańców w zakresie czynszów:

1. Comiesięczne naliczenia należności z tytułu opłat eksploatacyjnych za lokale mieszkalne i garaże wraz z wykonywaniem bieżących księgowań zgodnie z zakładowym planem kont i powiązaniem z działem finansowo-księgowym.

2. Zmiany wysokooeci opłat, na podstawie decyzji Zarządu, Rady Nadzorczej, ZPCz, Uchwał Rady Miasta, przygotowanie wydruków i kompletowanie na poszczególne budynki.

3. Comiesięczne zmiany wymiaru naliczenia czynszu związane z:

- zmianą ilości osób w danym lokalu mieszkalnym,

- zamontowaniem wodomierza,

- zmianą zaliczek zużycia wody,

- zmianą naliczeń związaną z ustanowieniem i przeniesieniem odrębnej własności lokali mieszkalnych i garaży,

- zmianą innego składnika czynszu, mającego wpływ na miesięczny wymiar czynszu.

4. Prowadzenie, zleconych przez członków, rachunków osobistych

– informowanie poszczególnych banków o wymiarze opłat i wyniku rozliczeń mediów.

5. Kontrolowanie płatnooeci osób posiadających dodatki mieszkaniowe i informowanie Urzędu Miasta o braku bieżących wpłat.

Zadaniem działu w zakresie windykacji jest:

1. Monitorowanie bieżących opłat lokali mieszkalnych, garaży i lokali użytkowych z tytułu opłat eksploatacyjnych.

2. Wystawianie wezwań do zapłaty skierowanych do osób zadłużonych wobec spółdzielni.

3. Sporządzanie umów na ratalną spłatę zaległości.

4. Przekazywanie dokumentacji do kancelarii Radców Prawnych, celem dochodzenia należności na drodze sądowej i egzekucyjnej.

5. Bieżąca kontrola spraw w trakcie postępowania sądowego pod względem wysokości zadłużenia.

6. Sporządzanie analiz zadłużenia.

7. Obsługa interesantów w powyższym zakresie.

8. Współpraca z Radą Nadzorczą w zakresie wezwań na rozmowy osób zadłużonych.

9. Przygotowywanie wniosków do Rady Nadzorczej o wykluczenie z członkostwa spółdzielni.

10.Współpraca z Krajowym Rejestrem Dłużników.

11. Korespondencja z Członkami Spółdzielni.

12. Proponowanie zamian mieszkania osobom zadłużonym. 

 Dział Rozliczeń Mediów

tel. 52  342-74-34 

Kierownik  mgr Teresa Cyzio tel. 52  342-74-34   w. 48

e-mail -   Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi.

Pracownicy działu:

Grażyna Michalska – inspektor  tel. 52 342-74 w. 34

e-mail -  Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi.

mgr Mariola Moskal – sam. referent tel. 52 342-74-34   w. 46

e-mail -   Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi.  

Michał Michalski – inspektor  tel. 52 342-74 w. 34

e-mail -  Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi.  

Hanna Kaminska – inspektor  tel. 52 342-74 w. 46

e-mail -  Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi.

Dział Rozliczeń Mediów zajmuje się całokształtem spraw związanych z rozliczaniem mediów w zasobach Spółdzielni, tj.:

1.  rozliczaniem stanów wodomierzy w mieszkaniach,

2. korygowaniem rozliczenia wodomierzy w związku z błędnym odczytem stanów wodomierzy pochodzących z przesyłu radiowego,

3. kontrolą terminów legalizacji wodomierzy,

4. przyjmowaniem wniosków o dokonanie podziału kosztów centralnego ogrzewania przy zmianie Użytkownika lokalu, 

5. udzielaniem dodatkowych wyjaśnień, dotyczących całokształtu rocznych rozliczeń mediów dla właścicieli mieszkań, 

6. rozpatrywaniem reklamacji i odwołań od wyniku przeprowadzonego rozliczenia,

7. udzielaniem informacji o terminach odczytów radiowych wodomierzy i podzielników kosztów ciepła.

8. przesyłaniem wygenerowanych haseł dostępu do portalu Brunata, dla właścicieli mieszkań rozliczanych przez firmę PPB Perfekt, po wcześniejszym złożeniu wniosku przez właściciela lokalu.

9. przyjmowaniem odczytów wody od mieszkańców Wspólnot Mieszkaniowych, nie posiadających wodomierzy z odczytem radiowym.

Jak załatwić sprawę w Dziale Rozliczeń Mediów

 1. jeżeli chcą Państwo zmienić zaliczkę na ciepłą i zimną wodę informację prosimy kierować na adres Spółdzielni lub dostarczyć osobiście wg załączonego druku

1a. Druk do pobrania - zmiana zaliczki na wodę 

2. przy transakcji kupna/sprzedaży mieszkania należy uzgodnić, czy Strona Sprzedająca będzie uczestniczyła w podziale kosztów centralnego ogrzewania, w przypadku takiej decyzji należy wypełnić oświadczenie o podziale zaliczek i dostarczyć z podpisami obu Stron transakcji do Działu Rozliczeń Mediów, pok. nr 1 na parterze.

2a. Oświadczenie wraz z informacją dotyczącą rozliczenia mediów dla stron transakcji kupna-sprzedaży mieszkania - dla budynków rozliczanych przez firmę PPB Perfekt

2b. Oświadczenie wraz z informacją dotyczącą rozliczenia mediów dla stron transakcji kupna-sprzedaży mieszkania - dla budynków rozliczanych przez firmę Ista Polska Sp. z o.o.

3. mieszkańcy budynków rozliczanych przez firmę PPB Perfekt, którzy chcą mieć stały dostęp do portalu Brunata w celu monitorowania zużycia wody i jednostek na podzielnikach kosztów, prosimy o złożenie lub dostarczenie wniosku na piśmie np. wg załączonego druku

3a. Druk do pobrania – wygenerowanie hasła dostępu do portalu Brunata

  Interesantów przyjmują oraz szczegółowych informacji udzielają pracownicy Działu Rozliczeń Mediów w dniach:

Poniedziałek      7⁰⁰ - 15⁰⁰

Wtorek             7⁰⁰  - 16⁰⁰

Środa              Nie przyjmujemy interesantów.

Czwartek          7⁰⁰ - 15⁰⁰

Piątek             7⁰⁰   - 14⁰⁰

Numery telefonów oraz adresy firm rozliczających centralne ogrzewanie:

• PPB „ PERFEKT ”  Sp. z o.o.,  ul. Jagiellońska 103,  85-027 Bydgoszcz, tel. 52  36 08 100
• „ Ista Polska ” Sp. z o.o., ul. Gdyńska 45, 61-016 Poznań, tel. 61 887 97 00

      Serwis firmy Ista Polska Sp. z o.o. z Oddziałem w Bydgoszczy, przyjmuje zgłoszenia w dniach roboczych w godzinach od 12⁰⁰ do 17⁰⁰, numer kontaktowy: 52 551-97-81

DZIAŁ FINANSOWO-KSIĘGOWY

Zadania działu w zakresie księgowości:

1. sprawdzanie dokumentów księgowych pod względem kompletności i terminowości ich wpływu,
2. prowadzenie ksiąg rachunkowych przy pomocy komputera,
3. dekretowanie dowodów księgowych,
4. księgowanie dokumentów,
5. sporządzanie wydruków komputerowych z obrotami i saldami kont analitycznych i syntetycznych,
6. sprawdzanie i analizowanie obrotów i sald kont analitycznych i syntetycznych,
7. prowadzenie korespondencji z dostawcami i odbiorcami,
8. uzgadnianie sald należności i zobowiązań z członkami i kontrahentami,
9. naliczanie kar i odsetek za zwłokę od należności,
10. współpraca z Radcą Prawnym w sprawach windykacji należności,
11. przygotowanie dokumentów dla R.P. dla wyegzekwowania należności na drodze sądowej,
12. uzgadnianie ewidencji księgowej składników majątku trwałego i rzeczowego z ewidencją prowadzoną przez administracje osiedlowe,
13. sprawdzanie dokumentów inwentaryzacyjnych,
14. rozliczanie inwentaryzacji i sporządzanie arkusza różnic inwentaryzacyjnych,
15. uzgodnienie miesięczne wysokości składek ZUS, podatku dochodowego od osób fizycznych,
16. rozliczenie i przekazywanie wkładów mieszkaniowych i budowlanych spadkobiercom,
17. gromadzenie i przechowywanie dokumentów księgowych,
18. sporządzanie deklaracji podatkowych w ustawowych terminach i przekazywanie podatków na konto Urzędu Skarbowego,
19. sporządzanie sprawozdań finansowych i  rozliczeń za okresy miesięczne, kwartalne i roczne i przekazywanie ich właściwym jednostkom,
20. bieżące śledzenie zmian w przepisach finansowo - księgowych i podatkowych,
21. prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości,
22. współpraca z Zarządem Spółdzielni, Gł. Księgowym i innymi działami w celu uzgodnienia oraz wyjaśnienia niektórych spraw,
23. sporządzanie miesięcznych deklaracji wpłat na PFRON,
24. ewidencja zmian zatrudnienia w odniesieniu do osób i etatów,
25. zawieranie polis ubezpieczeniowych w zakresie ubezpieczeń budynków, mienia Spółdzielni znajdującego się w lokalach własnych oraz odpowiedzialności cywilnej.

DZIAŁ TECHNICZNY

Czynności związane z prawidłowym funkcjonowaniem Spółdzielni:

1. Sporządzanie umów z wykonawcami.

2. Wykonywanie przedmiarów i kosztorysów inwestorskich.

3. Organizowanie przetargów i udział w komisjach przetargowych.

4. Załatwianie wszelkich formalności z Wydziałem Administracji Budowlanej, Urzędem Miasta i innymi jednostkami administracji państwowej w celu przeprowadzania remontów i innych inwestycji w zasobach Spółdzielni.

5. Załatwianie wszelkich wniosków i interwencji lokatorów i użytkowników lokali w zakresie spraw wynikających z zajmowanego stanowiska.

6. Uczestniczenie w komisjach dokonujących wizji lokali mieszkalnych i innych, w celu oceny ich stanu technicznego i użytkowego. 7. Współpraca z kierownikami osiedli i innymi komórkami organizacyjnymi w związku z inwestycjami i robotami remontowobudowlanymi przeprowadzanymi w zasobach Spółdzielni.

8. Kontrola zgodności realizacji umów dotyczących inwestycji i robót remontowo-budowlanych w zakresie merytorycznym i finansowym.

Dział Techniczny ZADANIA – w ramach nadzoru:

1. Nadzór nad robotami remontowo-budowlanymi w ramach posiadanych aktualnych uprawnień budowlanych.

2. Sprawdzanie kosztorysów przed i powykonawczych.

3. Zatwierdzanie robót zaniechanych, dodatkowych i zamiennych.

4. Dokonywanie odbiorów międzyoperacyjnych i końcowych robót budowlano-montażowych i remontowych.

5. Dokonywanie przeglądów gwarancyjnych.

6. Nadzór nad usuwaniem usterek.

Zakres odpowiedzialności i uprawnień:

1. Przestrzeganie wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących technicznej obsługi budynków.

2. Prawidłowe zorganizowanie i koordynowanie prac w celu dotrzymania terminów wynikających z umów, uzgodnień oraz prawidłowy obieg dokumentów.

3. Prawidłowość przebiegu procesu remontowo-budowlanego.

4. Odpowiedzialność i uprawnienia wynikające z zakresu czynności określonych w przepisach ustawy z dnia 7.07.1994 r. Prawo Budowlane.

Administracje Osiedli – Bartodzieje, Powst. Wlkp., Skrzetusko

Czynności wykonywane przez Administratorów

1. Egzekwowanie i kontrola prac wykonywanych przez ajentów sprzątających budynki.

2. Terminowe potwierdzanie wykonania prac przez podległe firmy sprzątające.

3. Prowadzenie rejestrów zużycia wody, gazu energii elektrycznej i wywozu nieczystości.

4. Prowadzenie ewidencji liczników głównych: gazowych, wodnych i elektrycznych.

5. Współpraca z firmami zajmującymi sią wywozem śmieci w zakresie terminowego ich wywozu.

6. Zgłaszanie uwag do Kierownika Osiedla w zakresie nieprawidłowego wykonawstwa prac na budynkach i terenach podległych administracji, przez firmy świadczące usługi.

7. Udział w odbiorze i przekazaniu pomieszczeń w budynkach.

8. Prowadzenie dokumentów związanych z korzystaniem z pralni i suszarni oraz egzekwowanie należności za korzystanie z nich.

9. Bieżąca rejestracja pomieszczeń gospodarczych tj. piwnic, zsypów, strychów.

10. Bieżące prowadzenie rejestrów garaży.

11. Bieżące dokonywanie zmian lokatorów w księgach meldunkowych i na spisach lokatorskich.

12. Odczytywanie zużycia energii elektrycznej w garażach i rejestracja oraz wysyłanie obciążeń (faktur) do właścicieli garaży

13. Prowadzenie korespondencji z lokatorami.

14. Zestawianie rocznego zużycia energii elektrycznej, gazu, wody.

Czynności Działu Ekonomiczno–Administracyjnego

1. Planowanie kosztów działalności Osiedla.

2. Okresowa analiza wykonania kosztów eksploatacji Osiedla.

3. Okresowe wykonanie syntetycznej analizy kosztów remontów Osiedla.

4. Przygotowanie danych do rozliczenia mediów (c.o., woda, gaz, wywóz śmieci, montaż i konserwacja domofonów) w budynkach.

5. Analiza zużycia gazu w budynkach i ustalanie odpowiednich ryczałtów do opłaty czynszowej.

6. Miesięczne rozliczanie i opisywanie faktur w zakresie: - wywozu nieczystości, - zużycia wody, - zużycia energii elektrycznej, - konserwacji i remontu dźwigów, - konserwacji i remontu instalacji domofonowej, - telefonów, - domofonów,

7. Bieżące opisywanie faktur dotyczących remontów i konserwacji wykonywanych przez wykonawców z zewnątrz.

8. Gospodarka lokalami użytkowymi w zakresie: - przejmowania i przekazywania lokali (sporządzanie protokołów zdawczo-odbiorczych, - ustalania opłaty czynszowej, - komputerowego ewidencjonowania, - terminowego wystawiania faktur z tytułu najmu lokali i dzierżawy terenu, - rozliczania kosztów energii cieplnej, wody, śmieci, - dokonywania miesięcznych odczytów liczników wody - bieżącej korespondencji.

9. Sporządzanie umów z tytułu ekspozycji szyldów i reklam na terenie Osiedla, a następnie ewidencjonowanie, wystawianie obciążeń i wysyłka faktur.

10. Rozliczanie i fakturowanie użytkowników garaży za zużycie energii elektrycznej na koniec roku rozliczeniowego.

11. Bieżące informowanie działu czynszów i działu rozliczeń o wszelkiego rodzaju zmianach zachodzących w mieszkaniach, a dotyczących opłaty czynszowej tj. ryczałt wody, legalizacja wodomierzy, odłączenie instalacji gazowej.

12. Przyjmowanie korespondencji od lokatorów i jej rejestracja w dzienniku podawczym, a następnie przygotowywanie odpowiedzi na pisma.

13. Przygotowywanie zleceń dla wykonawców zewnętrznych.

14. Prowadzenie spraw osobowych (pracowniczych) w zakresie: - ewidencji czasu pracy, - wyposażenia pracowników w odzież roboczą i narzędzia, - przygotowywania zużytych urządzeń i narzędzi do likwidacji.

15. Ewidencja środków trwałych i przedmiotów małocennych oraz ich okresowe uzgadnianie.

16. Ewidencja wniosków dotyczących stolarki okiennej i przygotowywanie dokumentacji do wypłaty refundacji.

17. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku, wycena szkód i występowaniem o odszkodowania.

18. Bieżąca obsługa petentów w zakresie funkcjonowania działu.

Czynności Działu Technicznego

1. Przyjmowanie telefonów w sprawie awarii i rejestrowanie ich w dzienniku zgłoszeń konserwatorów oraz w systemie komputerowym.

2. Organizowanie pracy konserwatorów tj.: - wypełnianie dziennych kart pracy, - rozliczanie wykonanych zadań, - wystawianie faktur za wykonane usługi, - nadzór nad konserwatorami, - dokonywanie zbiorczych rozliczeń konserwatorów, - zestawianie miesięcznych kosztów konserwatorów na poszczególne budynki.

3. Dokonywanie odczytów głównych wodomierzy oraz liczników energii cieplnej gazu i energii elektrycznej, a następnie zestawianie danych o zużyciu i przekazywanie do właściwych działów Spółdzielni.

4. Bieżące prowadzenie ksiąg obiektów (rejestracja dokonanych przeglądów, wykonanych remontów i robót).

5. Przyjmowanie, a następnie przekazywanie usterek do firm dokonujących obsługi instalacji i urządzeń technicznych w zasobach Spółdzielni tj.: - dźwigi, - KPEC, - pogotowie gazowe, - pogotowie wodociągowe, - domofony.

6. Kontrola, nadzór oraz odbiór prac wykonywanych przez wykonawców zewnętrznych.

7. Bieżąca archiwizacja dokumentacji technicznej oraz nadzór nad archiwum.

• « poprz.
• nast. »