Działy Spółdzielni

Dział Obsługi Mieszkańców zajmuje się:

W zakresie ogólnym:

• współpracą z kancelarią notarialną w sprawie uzgodnień terminów spisania aktów notarialnych dotyczących wyodrębnienia własności lokali z ułamkową częścią gruntu, przygotowaniem dokumentów i zawieraniem w imieniu SM „Zjednoczeni” umów ustanowienia odrębnej własności lokali i przeniesieniem własności lokalu na rzecz osób uprawnionych,
• analizowaniem potrzeb mieszkaniowych członków, pilotowaniem ogłoszeń do gazet w sprawie wolnych prawnie mieszkań, braniem udziału w przetargach dotyczących mieszkań,
• odpisywaniem na różne pisma przychodzące do Działu Obsługi Mieszkańców,
• uczestniczeniem w posiedzeniach Zarządu celem omawiania spraw dotyczących Działu Obsługi Mieszkańców.

W zakresie spraw członkowskich:

• prowadzeniem akt członkowskich oraz rejestru członków,
• załatwianiem czynności związanych z uzyskiwaniem członkostwa oraz skreślaniem z rejestru członków, w wyniku jego ustania,
• załatwianiem czynności administracyjnych związanych z aktami kupna – sprzedaży lokali, darowiznami, spadkami, licytacjami, zamianami,
• przygotowywaniem dokumentów dot. zasiedlania mieszkań prawnie wolnych w drodze przetargu na ustanowienie i przeniesieniem w odrębną własność,
• przygotowaniem niezbędnych dokumentów związanych z przenoszeniem odrębnej własności lokali dla kancelarii notarialnej,
• wydawaniem zaświadczeń określających status prawny do lokali mieszkalnych oraz garaży, niezbędnych w postępowaniach spadkowych, przy sporządzaniu aktów notarialnych oraz wpisach do ksiąg wieczystych itp.,
• prowadzeniem rejestru e-usług dla właścicieli lokali.

Obsługa członków i osób nie będących członkami Spółdzielni

• wyjaśnianiem naliczeń rozliczeń i sald opłat eksploatacyjnych,
• dokonywaniem zmian w naliczeniach opłat eksploatacyjnych za lokale mieszkalne na podstawie oświadczonej liczby osób i zaliczek wody,
• obsługą osób przeprowadzających zamianę, sprzedaż mieszkań i garaży, darowiznę, spadek,
• rozpatrywaniem i opracowywaniem wniosków o przeniesienie spółdzielczego lokatorskiego i własnościowego prawa do lokali w odrębną własność,
• przyjmowaniem i prowadzeniem spraw związanych w przeniesieniem praw do lokali w odrębną własność na wniosek właściciela,
• obsługą członków spółdzielni i osób nie będących członkami Spółdzielni w zakresie dodatków mieszkaniowych,
• przyjmowaniem formularzy zgłoszeniowych o umożliwienie dostępu do systemu E-usługi.

Dział Czynszów i Windykacji Należności zajmuje się tematami w zakresie:

opłat eksploatacyjnych:

• naliczaniem opłat eksploatacyjnych za lokale mieszkalne, użytkowe i garaże,
• dokonywaniem zmian wysokości stawek opłat zależnych i niezależnych od Spółdzielni,
• comiesięcznym dokonywaniem zmian wysokości opłat na podstawie indywidualnego zgłoszenia lokatora np. liczby zamieszkałych osób w lokalu lub zaliczkowych opłat za media,
• ustalanie salda opłat eksploatacyjnych,
• wysyłaniem aneksów opłat i faktur VAT,
• sporządzaniem dokumentów księgowych,
• ewidencją i kontrolowaniem płatności osób posiadających dodatki mieszkaniowe,
• korespondencją z mieszkańcami.

windykacji należności:

• bieżąca analizą zaległości i monitorowaniem terminowego regulowania opłat eksploatacyjnych za lokale mieszkalne, użytkowe i garaże,
• informowaniem o zaległościach w opłatach i wysyłanie wezwań do zapłaty,
• zawieranie porozumień dotyczących ratalnej spłaty zadłużenia,
• sporządzaniem dokumentacji dla Kancelarii radców prawnych, celem dochodzenia należności na drodze postępowania sądowego i egzekucyjnego,
• obsługa mieszkańców w zakresie spraw windykacyjnych oraz udzielanie informacji dotyczących etapu postępowania sądowego, egzekucyjnego i eksmisyjnego (w tym licytacji komorniczych),
• sporządzanie wniosków do Krajowego Rejestru Długów o wpis i wykreślenie,
• udział w spotkaniach osób zadłużonych z przedstawicielami Rady Nadzorczej.

Zachęcamy wszystkie osoby posiadające zadłużenia z tytułu opłat eksploatacyjnych do kontaktu z Działem Czynszów i Windykacji Należności w celu ugodowego rozwiązania problemu. Polubowne załatwienie sprawy chroni Państwa przed dodatkowymi kosztami postępowania sądowo-egzekucyjnego.

Dział Rozliczeń Mediów zajmuje się m.in.:

• kontrolą dostarczanych przez firmy obsługujące rozliczeń energii cieplnej sporządzonych
  na podstawie odczytów podzielników kosztów;
• sporządzaniem arkuszy rozliczeń wszystkich mediów dla użytkowników lokali,
• przyjmowaniem i rozpatrywanie reklamacji dotyczących rozliczenia mediów,
• rozpatrywanie korespondencji w sprawie opłat za centralne ogrzewanie, ciepłą i zimną wodę.

Dział Planowania i GZS zajmuje się:

w zakresie gospodarki zasobami:

• przygotowywaniem umów z najemcami i dzierżawcami oraz ich wypowiadanie,
• rozliczaniem śmieci i opłat publiczno – prawnych oraz sporządzanie i dostarczanie do Urzędu Miasta deklaracji,
• prowadzeniem korespondencji z najemcami i dzierżawcami,
• kontrola terminowego regulowania opłat przez najemców i dzierżawców,
• zarządzaniem nieruchomościami wspólnot mieszkaniowych. 

w zakresie planowania rozliczania kosztów:

• dokonywaniem zmian na kontach czynszowych opłat w zakresie lokali użytkowych,
• fakturowaniem czynszu dla najemców i dzierżawców,
• rozliczaniem mediów dla najemców i dzierżawców,
• przygotowywanie założeń do planu finansowo-gospodarczego na dany rok kalendarzowy,
• sporządzanie planu finansowo-gospodarczego na dany rok kalendarzowy,
• sporządzanie korekty planu finansowo-gospodarczego za dany rok kalendarzowy,
• ustalanie dla nieruchomości indywidualnych stawek eksploatacji na dany rok oraz wskazywanie uzasadnienie dla ich wprowadzenia,
• przedstawianie kalkulacji stawek eksploatacji na wniosek właściciela lokalu,
• okresowa analiza wyników ekonomicznych,
• prowadzenie ewidencji zasobów mieszkaniowych wraz z ustalaniem powierzchni dla potrzeb rozliczeń wewnątrz – spółdzielczych,
• sprawdzanie faktur pod kątem ich zgodności z zatwierdzonym planem finansowo – gospodarczym,
• wnioskowanie do Zarządu konieczności zmiany stawki eksploatacji w wyniku odchylenia w obowiązującym planie finansowo – gospodarczym.

Zadania Działu Finansowo-Księgowego:

• prowadzenie i przechowywanie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• zapewnienie ochrony danych zawartych w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu systemu informatycznego,
• przygotowywanie dokumentacji finansowo-księgowej dla potrzeb badania przez biegłego rewidenta,
• kontrola formalno-rachunkowa faktur, rachunków i innych dokumentów finansowych,
• terminowa realizacja zobowiązań wynikających z faktur zakupu oraz zobowiązań publicznoprawnych,
• ewidencjonowanie składników majątku trwałego oraz naliczanie amortyzacji, umorzenia,
• rozliczanie podatku VAT, prowadzenie rejestrów zakupu i sprzedaży,
• rozliczanie podatku dochodowego od osób prawnych,
• obsługa systemu bankowości elektronicznej,
• ewidencja księgowa dokumentów magazynowych,
• przygotowywanie sprawozdań i deklaracji, których obowiązek składania wynika z przepisów ustaw.

Dział Techniczny zajmuje się sprawami w zakresie: inwestycji i remontów, energetycznym, instalacyjno-ciepłowniczym i przekształceń gruntów.